Cómo crear suscripciones/abonos. Vincular clientes con productos/servicios y configurar su ejecución.

En este tutorial entenderemos la función de las suscripciones y como configurar la facturación por lote.

Primer paso:

En una primera instancia debemos tener en cuenta que cada producto/servicio y cada cliente debe estar previamente creado para luego volcar esta información acá. Esto lo hacemos desde Base de dato>Cliente; Base de dato>Producto.

Luego de este paso nos dirigimos a Ingresos>Suscripciones y damos clic en "Nueva suscripción"

Agregar nueva suscripción

Segundo paso:

Posteriormente se abrirá el espacio para inicar la configuración de nuestra suscripción. Para esto lo primero que veremos será:

1) Datos de la suscripción

Datos de la suscripción

 

Descripción/Nota de factura: podríamos volcar algún tipo de especificación si se quisiera o dato importante que luego, cuando se genere la factura, irá ahí para su impresión. En caso de necesitar colocar datos como la patente, nombres adicionales o notas de facturación, o cualquiera fuese su caso particular, estos campos serán de ayuda para filtrar la suscripción si así lo quisiera. 

Suscripción activa: Nos indica el estado de la misma, por supuesto como la estamos creando estará marcado con el check, sin embargo, si ya fuese una suscripción creada y no quisiera que se generara para el mes siguiente por la razón que fuere, podría desmarcarla para que no se envíe esta factura. 

Enviar factura por mail: En caso no sea necesario no la marcamos, para efectos del tutorial lo haremos.

Día y hora de ejecución: Para entender este apartado debemos tener siempre presente que las suscripciones solo funcionan de modo mensual y que generar la suscripción no es igual a generar la factura al momento.

Esto es debido a que se elije, precisamente, un día y una hora para ejecutarse de manera mensual. Siendo así, si hacemos una suscripción para el día 5 a las 19 horas pero en realidad esto lo estoy haciendo el día 06, ya se enviaría para la siguiente "ronda" de suscripciones que sería el mes siguiente.

También debemos tener en claro que funciona por horarios determinados, es decir de las 0 (00) horas y corta a las a las 6 (06:00am) y luego comienza a las 19:00 hasta las 23:00. Estos no serian más que los horarios en los que, llegado el momento, las suscripciones se van a ejecutar y se generan las facturas.

 

Verán esta sección de la siguiente manera:

Horarios en los que se envían las suscripciones

Tipo de comprobante: Veremos varias opciones como factura electrónica que puede ser A/B por ejemplo o factura X que es la factura que no se conectaría a AFIP, sin embargo, como hemos mencionado anteriormente sí genera movimientos en stock y movimientos contables y demás. 

Posteriormente tenemos Agregar período al detalle de la factura y Agregar número de cuota al detalle de la factura. Veremos que para este último el formado es AAAA-MM por lo que si queremos dar uso debemos seguir este formato tal y como se ve ahí, es decir, por ejemplo 2024-02.

Estos dos figurarán en la factura una vez se envíe en caso los marquemos, si no es necesario o no lo pide el receptor simplemente lo dejamos desmarcado. 

Una vez que hayamos hecho esta carga de datos lo veremos así: 

Todos los campos marcados

2) Datos del Cliente y 3) Datos de Productos/Servicios

Agregar datos del cliente y del producto/servicio

Tal y como se ve en la imagen sería precisamente agregar al receptor de esta factura una vez sea emitida y el producto o servicio que corresponda, en este apartado nos es de gran utilidad saber si hay varios clientes asociados a un mismo producto o servicio (entiéndase que debe ser el mismo código interno y por ende los mismos valores que esto acarrea) ya que si es así, podemos agregar a todos los clientes a los que tengamos que generarle esta suscripción por el mismo producto. 

Al agregar los distintos clientes por un mismo producto lo veremos de la siguiente manera: 

Agregar más clientes dentro de una misma suscripción para diferentes productos.

Debemos tener en cuenta que por supuesto, llegado el momento, generará las diferentes facturas para todos los clientes por separado y que esto solo funciona si es el mismo producto/servicio, si fuera un producto diferente para cada cliente debemos generar por una única vez cada suscripción para cada cliente para su respectivo producto/servicio. 

Habiendo hecho todos estos pasos veremos nuestras suscripciones realizadas de la siguiente manera: 

Suscripciones ya generadas

Tercer paso: 

En caso haya algo por editar de nuestras suscripciones y sea un mismo cambio para todas no debemos ir por cada una y realizarlo, para esto vamos al checkbox al la de de Accionar y damos clic en él, lo veremos así: 

Seleccionar todas las suscripciones

Luego de esto daremos clic en "Editar todo" el cual veremos de la siguiente manera: 

Editar todas las suscripciones

Cuarto paso:

En caso exista un cambio en los valores, o cualquier tipo de modificación que hagamos en los productos que están dentro de nuestras suscripciones, debemos perder cuidado porque al no haber generado una factura aún, este cambio impactaría de manera inmediata dentro de nuestra suscripción. 

Para efectos del tutorial haremos una modificación en el valor del ítem que hemos colocado en la suscripción. Para esto nos dirigimos a Base de datos>Producto y colocamos el código del ítem y posteriormente modificamos el valor y daremos clic en Modificar Producto.

Para verificar el cambio nos dirigimos nuevamente a Ingresos>Suscripciones y vemos que le monto ha pasado de 121.000 pesos a 242.000 pesos luego de la modificación. 

Cambio hecho en el precio del ítem que impacta en la suscripción

De esta manera habremos completado nuestras suscripciones y verificado los cambios de los ítems.

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