Esta guía te explica cómo cargar una factura de un proveedor como archivo (PDF o imagen) o recibirla automáticamente por email, dejar que el sistema extraiga los datos, revisarlos/corregirlos y promoverlos a una Factura de Compra real, sin tipear manualmente cada campo.

Cómo llega una factura al sistema

Hay dos maneras de cargar una factura, y las dos terminan en la misma bandeja de entrada:

• Carga manual: arrastrás o seleccionás el archivo directamente en la pantalla.
• Casilla de email: conectás una cuenta de Gmail desde la pestaña Configuración. Cualquier email que llegue a esa casilla con un PDF o imagen de factura adjunto se carga automáticamente, sin intervención manual.

En ambos casos, el sistema lee el archivo (OCR) y completa automáticamente los datos: proveedor, tipo/punto de venta/número de comprobante, importes e ítems.

1. Entrar a la bandeja de entrada

Ingresá a Egresos > Carga automática de facturas > Bandeja de Entrada.

La tabla muestra, por cada borrador: Fecha de carga, Fecha emisión, Período de imputación, Razón Social Emisor, Comprobante, Importe, Estado, Origen y las acciones disponibles.

Podés filtrar por Fecha de carga (con atajos como Hoy, Ayer, Últimos 7 días, Este mes, Mes anterior, Últimos 3 meses, Últimos 6 meses, o un rango personalizado con calendario) y por Estado, con chips para Para revisar, Procesando, Error y Promovida. El botón Limpiar filtros resetea ambos.

Un borrador también puede mostrar el badge Con observaciones en la columna Estado.

2. Cargar una factura manualmente

1. Arrastrá el archivo a la zona de carga, o hacé clic en "Seleccionar archivos".
2. Confirmá con el botón "Cargar".

El sistema admite hasta 20 archivos por carga, de hasta 15 MB cada uno, en formato PDF, JPG o PNG.

Mientras el sistema procesa el archivo, el borrador queda como "Procesando" y no muestra todavía los datos extraídos.

3. Conectar una casilla de email

1. Entrá a la pestaña Configuración.
2. Hacé clic en "Agregar".
3. Conectá la cuenta de Gmail que va a recibir las facturas de los proveedores.
4. Activá el receptor y guardá.

Una vez guardada, la casilla aparece listada en una tabla con Ambiente, Activo, Cuenta Gmail, Creado y Por (quién la configuró), con acciones para Editar o Eliminar esa conexión.

4. Revisar y editar un borrador

Hacé clic en una fila para abrir el panel de detalle. Arriba tenés los botones Ver archivo y Historial, y más abajo todos los campos extraídos y editables:

• Datos del proveedor: Razón social del emisor, Condición de IVA, Tipo de documento, Número de documento, Domicilio del emisor. Con el botón Buscar/Crear Proveedor: si el proveedor no fue reconocido automáticamente por CUIT, buscás uno existente o creás uno nuevo sin salir del panel.
• Datos del comprobante: Tipo de comprobante, Punto de venta, Nro. comprobante, Condición de venta, Cód. Autorización (CAE), Período de imputación, Período facturado desde/hasta, Fecha de emisión, Fecha de vencimiento, Moneda, Cotización.
• Importes: Neto gravado, Neto no gravado, Exento, IVA, Otros tributos, Total.
• Items: tabla con Código SiFactura, Código en Factura, Descripción, Unidad, Cant., P. Unit., Bonificación, % IVA, IVA e Importe. Con Vincular producto a los items: asocia cada ítem con un producto del catálogo. Es el único paso que completa el código SiFactura del ítem; promover sin hacerlo no vincula ningún producto.
• Tributos: tabla con Tipo, Descripción, Base Imp., % Alícuota e Importe.

Si el sistema no pudo leer el comprobante, el panel se abre con los campos vacíos para que los completes a mano; no se pierde el archivo ni el borrador.

Si todavía falta algún dato obligatorio, el panel muestra una lista de "X datos pendientes" (por ejemplo, Tipo de comprobante, Período de imputación, Código del ítem) y el botón Promover a Factura de Compra queda deshabilitado hasta completarlos.

Desde este panel también podés:

• Guardar en Borrador: guarda los cambios sin promover todavía.
• Descartar: descarta el borrador (no se puede descartar uno ya promovido).

5. Restaurar un borrador descartado

1. Tildá "Incluir descartados" arriba de la tabla.
2. Ubicá el borrador (aparece con el badge Descartado).
3. Hacé clic en "Restaurar", desde la fila o desde el panel de detalle.

Restaurar es un solo clic, sin confirmación: el borrador vuelve a estar disponible para editar y promover, como cualquier otro.

El panel de detalle de un borrador descartado no es de solo lectura: podés corregir los campos y promoverlo directamente desde ahí, sin necesidad de restaurarlo primero (a diferencia del panel de un borrador ya promovido, que sí es de solo lectura).

6. Trabajar varios borradores a la vez

Tildá el checkbox de una o más filas para habilitar la barra de acciones masivas: asignar proveedor, promover, descartar o (si tenés la extracción por IA habilitada) analizar con IA varios borradores juntos. 🔗 Extracción asistida por IA para Facturas de Compra.

7. Promover a Factura de Compra

Con los datos completos, hacé clic en "Promover a Factura de Compra". El borrador pasa a estado Promovido y aparece un link directo a la factura recién creada.

Una vez promovido, el borrador queda de solo lectura: se puede seguir consultando pero ya no se puede editar, guardar ni descartar.

Ver la factura ya promovida

Desde el link del borrador (o buscándola en Egresos > Compras > Ver Compra Individual) accedés al mismo comprobante que en cualquier alta manual, con un dato extra en la cabecera: el Origen (carga manual o email) y un botón para ver el archivo original.

Validaciones y mensajes

• Falta el código de ítem: promover exige que cada ítem tenga un código (el de SiFactura o al menos el impreso en la factura del proveedor). Si falta, el sistema avisa antes de guardar.
• Carga duplicada: si subís dos veces el mismo archivo, la segunda carga se rechaza directamente, no llega a crear un borrador nuevo. Lo mismo pasa si el mismo archivo llega dos veces por email.
• Posible duplicado: si dos borradores tienen el mismo proveedor, tipo de comprobante y número pero llegaron como archivos distintos, el sistema los marca con el badge "Posible duplicado" para que los compares antes de promover; todavía puede ser una coincidencia real. Al hacer clic en el badge se abre el otro borrador para comparar.
• La factura ya existe: no puede haber más de una Factura de Compra con el mismo proveedor, punto de venta, tipo de comprobante y número, sin importar el origen. Si ya existe una con esos datos, promover se bloquea con un aviso.