3. Solicita el certificado correcto

Al contactar al proveedor, usa una descripción inequívoca:

"Necesito un certificado digital de pertenencia empresa para firmar documentos electrónicos DIAN, a nombre de la empresa y con su NIT, exportable en formato PKCS#12 (.p12 o .pfx), con clave privada y contraseña".

1. Presenta los documentos requeridos: la entidad certificadora te va a pedir documentos de existencia y representación legal, RUT, identificación del representante o autorizado, y el procedimiento de verificación de identidad.
2. Confirma los datos antes de que lo emitan: revisa razón social, NIT y persona responsable. Un error de identidad obliga a corregir o reexpedir el certificado.
3. Pedí entrega exportable: confirma por escrito que vas a recibir un archivo .p12 o .pfx utilizable en un sistema de facturación externo, no solo un token físico, una instalación cerrada o un certificado público.
   

Certificado gratuito de DIAN: la DIAN ofrece un certificado sin costo para usuarios de su Solución Gratuita de Facturación Electrónica. Ese certificado está limitado al uso dentro de esa solución, no asumas que es exportable ni que se puede cargar en SiFactura. Para SiFactura necesitas el archivo PKCS#12 entregado por una entidad certificadora.

4. Revisa lo que recibiste

Antes de cargarlo, verifica que:

• El archivo termina en .p12 o .pfx.
• La contraseña abre el archivo.
• El titular corresponde a la empresa.
• El NIT es correcto.
• El emisor aparece en el directorio de ONAC.
• La fecha de inicio ya está vigente.
• La fecha de vencimiento permite operar.
• El archivo contiene la clave privada.

Guarda una copia de respaldo en un repositorio seguro y restringido. No envíes el archivo ni la contraseña por correo, chat o tickets sin un canal seguro acordado.

5. Importa el certificado en SiFactura

1. Ingresa con un usuario administrador y accede a Ajustes > Configuración Factura.
2. En la sección Certificados, hacé clic en "Importar/Ver Certificado".
3. Carga el archivo .p12 o .pfx original. No lo conviertas a JKS y no cargues únicamente el certificado público; SiFactura genera internamente los formatos que necesita.
4. Escribí la contraseña exacta del contenedor y confirma la importación.
5. Verifica la información pública que muestra SiFactura: alias, titular, emisor, serie y vigencia. Si el titular o las fechas no son correctos, no emitas documentos.
6. Haz una prueba en HAB (habilitación): autoriza un documento y confirma que la DIAN lo acepte.

Una falla de carga o contraseña detiene la firma; SiFactura no reemplaza silenciosamente el certificado propio por uno global.

6. Renovación y tratamiento seguro

• Registra una alerta interna con suficiente anticipación al vencimiento.
• Renova con una entidad que continúe acreditada y volve a validar razón social/NIT.
• Importa el nuevo PKCS#12 antes del vencimiento y proba una firma en HAB cuando tu operación lo permita.
• Conserva acceso al certificado anterior únicamente durante el período que tu política de archivo exija.
• Si sospechas exposición de archivo o contraseña, solicita revocación a la entidad certificadora y reemplaza el certificado en SiFactura.
• No compartas PIN, contraseñas, API keys, PFX/P12 ni XML sensibles en mensajes de soporte comunes.

Fuentes oficiales consultadas

• DIAN: requisitos para facturar electrónicamente.
• DIAN: preguntas frecuentes sobre certificado de firma digital.
• ONAC: entidades de certificación digital.
• ONAC: directorio oficial de entidades ECD acreditadas.
• DIAN: certificado de firma de la solución gratuita.

La acreditación, alcance y estado de los proveedores puede cambiar. La ficha vigente del directorio ONAC es la referencia oficial al momento de contratar.