Documento equivalente electrónico en Colombia | SiFactura

Habilitar documentos equivalentes electrónicos en Colombia

Esta guía explica qué debe entregarse para el onboarding, qué cambia para POS electrónico frente a otros documentos equivalentes, y cuándo se necesita una autorización de numeración de la DIAN.

1. No todos los documentos equivalentes usan resolución

ConfiguraciónPOS electrónicoOtros documentos equivalentes
Registro/habilitación de software DEESíSí
Software ID y PINSí, los asociados al modo de Documentos EquivalentesSí, los asociados al modo de Documentos Equivalentes
Test Set ID en HABSí, el asignado por la DIANSí, según el tipo habilitado y el set asignado
Certificado digitalSí. Puede utilizarse el mismo certificado empresarial vigente de factura o nóminaSí
Autorización/rango DIANSí. Número, rango y vigencia autorizadosNo como regla general. Se usa consecutivo definido por el emisor
PrefijoSe usa si aparece en la autorización; no debe inventarseInterno u opcional según el tipo y la operación
Clave técnicaSí, correspondiente a la numeración POSNo como requisito general de numeración

"Documento Equivalente Electrónico" es una familia de documentos. Antes de iniciar debe identificarse el tipo exacto, por ejemplo POS, servicios públicos, transporte o entrada a espectáculos, porque los datos sectoriales y el set de pruebas cambian.

2. Paquete de onboarding: qué debe entregar el cliente

RequisitoQué debe entregar o confirmarAplica a
Tipo de documentoTipo o tipos de documento equivalente que emitirá y descripción de la operación realTodos
Identidad fiscalRUT actualizado, NIT con DV, razón social exacta, dirección, municipio, correo y responsabilidades fiscalesTodos
Responsable del procesoNombre, correo y teléfono de una persona autorizada para recibir el token y aprobar la configuración DIANTodos
Certificado de firmaArchivo original .p12 o .pfx, contraseña, titular, NIT y fecha de vencimientoTodos
Software DEESoftware ID y PIN del software asociado al modo de Documentos Equivalentes. No debe asumirse que sirven los de factura o nóminaTodos
Set de pruebasTest Set ID, tipos de documento y cantidades/casos que muestre el detalle del setHAB
Numeración autorizadaNúmero y fecha de autorización, vigencia desde/hasta, prefijo si existe, rango desde/hasta, próximo consecutivo y clave técnicaSolo POS electrónico
Numeración internaPrefijo si se utilizará, rango inicial y próximo consecutivo definido por el emisorDEE distintos de POS
EstablecimientosEstablecimientos, cajas o terminales que emitirán, con su relación exacta con cada prefijo/rangoPOS; según operación para otros DEE
Datos sectorialesInformación exigida por el tipo de documento: contrato, usuario, trayecto, evento, servicio u otros campos aplicablesSegún tipo de DEE

AlertEl certificado no permite descubrir el Software ID ni el PIN. Tampoco crea el modo de operación, el set de pruebas o la resolución POS. Esos datos deben obtenerse en la DIAN y cargarse directamente, o entregarse mediante un canal seguro.

3. Registro y habilitación del software DEE en DIAN

  1. Confirmación de la obligación y el tipo documental: revise el RUT y determine qué documento equivalente electrónico corresponde a la actividad. No debe configurarse POS por defecto si la operación pertenece a otro tipo.
  2. Ingreso a Documentos equivalentes: desde el servicio de Facturación Electrónica de la DIAN, abra Registro y habilitación > Documentos Electrónicos > Documentos equivalentes.
  3. Selección del modo de operación: asocie el proveedor o software propio que se integrará con SiFactura. Registre el nombre y PIN solicitado por la DIAN y conserve el Software ID resultante. No debe reutilizarse automáticamente el registro de factura o nómina.
  4. Copia del set asignado: abra el detalle, copie el Test Set ID y registre cada tipo/cantidad de documento requerido. Los valores visibles en la cuenta DIAN prevalecen sobre ejemplos o cantidades históricas.
  5. Pruebas HAB: genere, firme y transmita los casos exigidos. Corrija los rechazos hasta que la DIAN muestre el software en estado habilitado.

4. Si se emitirá POS electrónico

  1. Solicitud de la autorización de numeración: debe solicitarse ante la DIAN la numeración específica para documento equivalente POS electrónico. Una resolución de factura electrónica de venta no sustituye este rango.
  2. Asociación de la numeración al software: relacione en la DIAN el prefijo/rango autorizado con el software DEE habilitado y con los establecimientos o cajas que correspondan.
  3. Entrega del rango completo: proporcione autorización, fechas, rango, próximo consecutivo, clave técnica y prefijo si la DIAN lo asignó. No debe agregarse un prefijo cuando la autorización no lo contiene.
  4. Validación del primer documento: antes de habilitar todas las cajas, emita un POS controlado y confirme que la DIAN acepta la huella del software, la numeración y la firma.

5. Si se emitirá otro documento equivalente

Debe configurarse un consecutivo interno por tipo, ambiente y operación. Según el artículo 19 de la Resolución 000165 de 2023, todos los documentos equivalentes usan numeración consecutiva determinada por el obligado; la autorización adicional de número, rango y vigencia se exige específicamente para POS electrónico.

  • Defina tipo documental exacto.
  • Defina prefijo interno si se utilizará.
  • Defina número inicial y próximo consecutivo.
  • Separe HAB de PROD.
  • Reúna los datos sectoriales obligatorios.
  • Valide el esquema y las reglas del anexo técnico.

6. Cuándo se considera terminado el onboarding

La entrega de archivos y credenciales no significa que el cliente esté habilitado. El onboarding queda completo únicamente cuando se cumplen todos los controles aplicables:

  1. Identidad fiscal y tipo de documento equivalente validados.
  2. Certificado vigente cargado y firma comprobada.
  3. Software DEE asociado y credenciales validadas.
  4. Set HAB superado y estado habilitado confirmado en DIAN.
  5. Configuración PROD creada sin reutilizar datos de otro producto o tenant.
  6. Para POS, resolución vigente, rango disponible, clave técnica y asociación correctos.
  7. Establecimientos/cajas y consecutivos configurados.
  8. Primer documento de producción aceptado por la DIAN.

InfoResultado esperado: software habilitado + certificado válido + numeración correcta + operación configurada + primer documento PROD aceptado.

Tratamiento seguro de la información

  • El cliente debe ingresar PIN y contraseña directamente cuando sea posible.
  • No debe solicitarse la contraseña del portal DIAN; el acceso se realiza con el mecanismo y token definidos por la DIAN.
  • No deben enviarse PFX/P12, PIN o contraseñas por correo, chat o tickets sin un canal seguro acordado.
  • No deben reutilizarse credenciales o rangos entre empresas, productos o ambientes.
  • No deben registrarse secretos, XML, ZIP ni certificados en logs.

Fuentes oficiales consultadas

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