Gastos - Cargar un gasto, registrar el pago y ver los reportes de gastos.

En este tutorial veremos cómo generar un proveedor para luego generar un comprobante de Gasto desde la sección de Egresos-Compras, aclaramos que el comprobante será de tipo X, por otra parte luego realizaremos el Pago y por último veremos los informes de Compras y el asiento que se generó en base al gasto. 

Crear el Proveedor: 

Para crear nuestro proveedor debemos dirigirnos a Base de dato>Proveedor y damos clic en "+Crear Proveedor". Acto seguido colocamos el nombre, que en este caso será uno genérico ya que no nos brinda remitos ni facturas sin embargo queremos dejarlo en nuestra parte contable. 

A este mismo proveedor le asociaremos un plan de cuenta.

Proveedor Genérico

En caso de que tengas la contabilidad habilitada en tu cuenta debes ingresar un proveedor en el campo "Asociación con plan de cuenta" ya que esta es la cuenta del pasivo que el sistema tomará para el asiento contable cuando se cargue el gasto.

De no tener la contabilidad habilitada omita este comentario.

Proveedor con plan de cuenta asociado

Po último damos clic en Guardar Cambios y ya habremos creado el proveedor.

Crear la clasificación: 

Posteriormente generaremos una clasificación para nuestro gasto/producto, esto nos ayudará a una mejor organización visual a nivel contable. Para este tutorial haremos una clasificación de tipo "Agrupados" que se desglosará en una subclasificación.

Nos quedaremos en Base de dato e iremos hacia Clasificación, daremos clic en "Sección" para seleccionar Compras y luego clic en "Agregar clasificación base".

El primer paso es agregar una clasificación de tipo agrupador.

Como segundo paso daremos nombre a la clasificación que agrupará la subclasificación, en este caso será "Gastos". Una vez que agregamos el nombre y el tipo de dato (agrupador) damos clic en "Guardar y cerrar".

Una vez que agregamos el nombre y el tipo de dato damos clic en Guardar y cerrar

Una vez que damos clic en "Guardar y cerrar" se cerrará esa pantalla y veremos que la Clasificación ya fue creada, lo que necesitamos hacer ahora es crear una sub clasificación y para esto damos clic en el recuadro indicado a continuación: 

Agregamos una sub clasificación para que nuestro producto pueda ser añadido ahí

A continuación se nos habilitará la siguiente pantalla donde colocaremos el nombre (para este ejemplo será "Gastos de limpieza") y el tipo de dato el cual será "Valor" ya que no agrupará ninguna otra clasificación dentro de sí. 

Agregamos el nombre de nuestra sub clasificación y damos clic en Guardar y cerrar.

Una vez dado el nombre y el tipo de valor podeos dar clic en "Guardar" o "Guardar y cerrar". Si damos clic en guardar significa que queremos añadir otra más, la otra opción indica que hemos finalizado y no deseamos añadir otra sub clasificación. Para este ejemplo solo añadiremos una así que damos clic en "Guardar y cerrar" y continuamos al siguiente paso. 

Crear el gasto/producto:  

Como penúltimo paso y continuando en Base de datos nos dirigimos a "Producto", en esta pestaña añadiremos el gasto que vamos a reflejar en nuestro ejemplo de Egreso. 

Para esto hacemos los siguientes pasos. Base de dato>Producto y damos clic en "Agregar Producto". Ya que este gasto lo utilizaremos en un comprobante de Egreso debemos tener muy presente que la sección debe ser "Compras" ya que si lo dejamos en "Ventas" no figurará en el apartado que queremos. 

Para agregar un producto que queremos utilizar en la parte de Egreso debemos agregarlo a la sección "Compras".

Una vez que hayamos dado clic en "Sección">"Compras" y hayamos seleccionado este último pasaremos a agregar el código y el detalle de nuestro gasto. Estos pueden ser generales si se tratase de un egreso de este tipo. Para este ejemplo haremos un código genérico al igual que el detalle.

En este paso es muy importante agregar la subclasificación que recientemente creamos, para ello nos posicionamos en "Clasificación" y añadimos una breve descripción para que el sistema nos traiga la información. Por último damos clic para añadirla al gasto. 

Debemos describir brevemente para que el sistema nos traiga la información requerida, una vez hecho esto damos clic para añadirla

En caso de tener la Contabilidad habilitada en su cuenta siga este paso, de lo contrario omítalo: 

Tiene la posibilidad y deberá agregar un Plan de Cuenta al Comprar, es muy importante tener en cuenta que este número que colocaremos ya debe existir en el Apartado Contabilidad>Plan de Cuenta ya que al agregarlo nos aseguramos de que el sistema realice de manera correcta el asiento contable cuando sea utilizado este producto/gasto.  

Se agrega el plan de cuenta al comprar para que al momento de realizar el gasto el plan de cuenta se haga de manera correcta.

Por último agregamos un valor al azar para simplemente finalizar este paso y damos clic en "Guardar nuevo Producto".

Agregamos el valor del Gasto/producto y damos clic en "Guardar nuevo Producto".

Generar la cuenta de pago:  

Finalmente como último paso previo a generar la facturación vamos a añadir una nueva cuenta de Pago, para esto nos dirigimos a Tesorería>Configurar Cuentas de Tesorería y de esta manera asignar esta cuenta al momento del Pago. 

Para agregar la cuenta que utilizaremos debemos ir a Tesorería y darle clic a "Configurar Cuenta de Tesorería"

Inmediatamente luego veremos esta pantalla donde tenemos que completar la siguiente información: 

Pestaña donde añadiremos los datos de la cuenta donde imputaremos el Gasto

Tipo de Cuenta: Deberá elegir entre distintas opciones, por ejemplo Efectivo, Banco, A Pagar, A Cobrar u Otro tipo.

Clasificación: Podrá elegir entre Normal o Retención.

Sección: Designaremos la cuenta a solo Cobro, solo Pago o bien Cobro y Pago. Al seleccionar una u otra solo podremos utilizar la cuenta en esa acción o bien la tendremos habilitada tanto para ambas situaciones.

Reiteramos que si su cuenta tiene la Contabilidad habilitada podrá y deberá asignar un Plan de Cuenta a la Cuenta que a su vez está creando en tesorería. Ambas cuentas deberán tener concordancia una con la otra, por ejemplo una cuenta en Efectivo, Banco o Retenciones si es el caso

Caso contrario omita esta paso.

En este caso hemos nombrado la cuenta como "Efectivo" y hemos añadido el Plan de Cuenta "Efectivo" con el nro 1111001.

Si usted tiene la contabilidad activa agregue una Plan de Cuenta para que el asiento contable pueda ser hecho de manera correcta

Sabrá que ha agregado el Plan de cuenta de manera correcta porque una vez selecciono la opción que corresponda se añadirá el nor de dicho plan de cuenta justo al lado, justo como en este ejemplo a continuación: 

De esta manera sabrá que su plan de cuenta fue añadido de manera correcta

Generar el Pago

1-Nos colocamos en Egresos>Compras y damos clic en el más (+) para crear una nueva factura.

Para cargar el gasto damos clic en Egresos>Compras y luego en el símbolo +

Como primer paso debemos agregar el proveedor, para eso nos ubicaremos en el campo "Razón social Proveedor" y añadiremos el que cargamos anteriormente. Una vez que lo añadimos se completan los demás campos que también cargamos cuando lo creamos, como por ejemplo el CUIT y la condición que de IVA. 

Cuando añadimos el proveedor desde el campo correspondiente se añaden los demás datos que previamente cargamos al crearlo

El campo CUIT y Condición de IVA se añaden automáticamente

2-Luego de cargar el proveedor pasaremos a indicar el tipo de comprobante, en este caso será tipo X. En este apartado que es "Datos de facturación" también añadiremos el punto de venta y número del recibo o comprobante de nuestro gasto. 

En el campo "Datos de facturación se añade el tipo de comprobante, en este caso será X. Además añadimos el punto de venta y número

En este campo también podemos definir: Fecha de emisión, fecha de vencimiento, periodo, etc. En el caso de que su recibo o comprobante lo requiera, estos campos los puede modificar acorde al mismo. Para este ejemplo no los modificaremos. 

3-Luego de colocar los datos de facturación pasaremos a agregar el gasto y/o producto que va en nuestro comprobante, para eso daremos clic en "Añadir ítem".

Daremos Clic en "Agregar ítem" para añadir nuestro gasto

Inmediatamente luego de que demos clic en "Añadir ítems" se abrirá esta pestaña donde, como primer paso, debemos agregar el código del gasto y/o producto que recientemente creamos. 

Se abre la pestaña de agregar ítems, ahí el primer paso es poder añadir el código del gasto

Cuando agregamos el gasto se completan los campos: Descripción, Clasificación (si añadimos alguna), moneda y precio unitario

Veremos que cuando agregamos el gasto se completaran otros campos como Descripción, Clasificación (si añadimos una cuando lo creamos), moneda (en este caos pesos) y el precio unitario. Este último lo modificaremos a 12.000 pesos y lo demás, para este ejemplo, quedará sin cambios. 

Daremos clic en Agregar y cerrar si no tenemos que añadir otro gasto y/o producto

Una vez todo esté listo daremos clic en "Agregar y cerrar" si no tenemos que añadir otro gasto y/o producto, si tuviésemos que añadir otro daríamos clic en agregar para que la pestaña no se cerrara. 

Cuando se cierra esa pestaña veremos que nuestro gasto ha quedado guardado y si todo está correcto debemos dar clic en "Guardar" para poder cargar nuestro gasto y que se genero el comprobante.  

Para generar el comprobante debemos dar clic en "Guardar"

Realizar el pago sobre el gasto creado

Automáticamente luego de dar clic en "Guardar" (si todo está correcto) nos debe dar este aviso de que el comprobante fue creado, además de darnos varios opciones como Pagar o Imprimir el comprobante. En este caso daremos clic en Pagar. 

Para hacer el pago inmediatamente luego de hacer este comprobante damos clic en Pagar

Una vez hecho el paso anterior se habilitará esta otra pestaña donde veremos que los datos como los del Proveedor o incluso de la factura ya están automáticamente cargados, esto es por lo que hicimos cliqueando en Pagar luego de hacer el comprobante; es por ello que pasaríamos directamente el apartado "Medio de pago" que se encuentra más abajo.

Nos dirigimos a directamente a "Medio de pago" porque los demás campos se han completado automáticamente.

En este sección añadiremos la cuenta que creamos anteriormente en Tesorería llamada Efectivo, una vez que la seleccionamos debemos agregar el importe y por último dar clic en "Agregar pago".

Añadimos la cuenta "Efectivo" que creamos anteriormente y el importe.

Sabemos que lo hemos hecho bien porque el importe figura en 0.0 debido a que, para este ejemplo, haremos el pago total. Si ha habido algún error solo debe darle clic en "Eliminar" y repetir los pasos anteriores; si todo está correcto omita ese paso y prosiga dando clic en "Guardar Pago".

Si hemos agregado todos los datos bien daremos clic en "Guardar Pago"

¿Cómo podemos ver, descargar e imprimir este comporbante?

Para ver el comprobante que hemos hecho debemos mantenernos en Egresos pero esta vez dirigirnos hacia "Pagos". Desde esta pestaña está seleccionado (por defecto) la casilla "Fecha de Pago" y verá que también está asignado el día actual (por defecto) en la misma casilla.

Deberá cliquear una u otra opción de acuerdo a las fechas dependiendo del día o fecha que agregó al momento de realizar el pago.

¿Por qué esto es importante? Si usted ha realizado el pago con fecha del día actual verá en el listado su pago, si por el contrario realizó el pago con otra fecha distinta a la actual, debe quitar la selección que está por defecto y seleccionar "Fecha de creación". 

Siendo así, luego de que haya ubicado el pago que realizó debe dar clic en "Acciones" y luego en "Ver pago" para visualizar el comprobante

Para ver el comprobante debemos dar clic en "Acciones" y luego en "Ver pago".

Este será el comprobante que nos quede por el pago de nuestro gasto

Si luego de esto queremos imprimir o descargar el archivo debemos posicionarnos nuevamente sobre el pago, dar clic en "Acciones" y luego en "Comprobante de pago"

Para descarlo o imprimirlo debemos dar clic en "Acciones" y luego en "Comprobante de pago"

Se habilitará la siguiente pestaña que nos permitirá elegir entre una acción u otra

Se habilitará esta pestaña para que elijamos si queremos imprimirlo o descargarlo.

Informes de Compras

Para ver o descargar este y todos nuestros movimientos desde Egresos debemos dirigirnos a Informes>Compras

Para ver en detalle lo que hemos hecho y poder descargar esta información nos dirigimos a Informes>Compras.

Desde ahí se habilitará esta pestaña que nos permitirá elegir si queremos ver el reporte de las siguientes maneras: 

Por descripción: 

El reporte de nuestro pago Por Descripción

Por Clasificación: 

El reporte de nuestro gasto por clasificación

Por producto/servicio:

Reporte de nuestro gasto por Producto/Servicio

En todos debemos primero dar clic en el tipo de informe que queremos ver y posteriormente elegir Fecha de emisión y por último clic en "buscar"

Si queremos descargar o imprimir esta información podremos hacerlo dando clic en "Acciones" desde cada pestaña de cada tipo de Informe.

Para descargar o imprimir daremos clic en Acciones en cada una de los tipos de Informes que se nos presentan.

Movimientos dentro de la cuenta involucrada en el pago del gasto

Para ver en detalle el movimiento de la cuenta nos dirigimos a Tesorería, ubicaremos la cuenta involucrada (en este  caso EFECTIVO) y daremos clic en "Ver detalle"

Para ver el movimiento dentro de la cuenta de Tesorería debemos dar clic en "Ver detalle"

Inmediatamente se nos habilitará esta pestaña para que podamos visualizar el movimiento y también descargar o imprimir esta información 

El detalle desde tesorería lo podemos Descargar o Imprimir de ser necesario

Movimiento contable a partir del Gasto generado 

Si bien lo que queremos es ver el asiento contable generado nos dirigimos a Contable>Listado Contables y luego debemos dar clic en "Libro Diario"

Para ver el asiento daremos clic en Contable y luego Listado contable, por último clic en Libro Diario y se mostrará la información en pantalla

En caso de tener alguna duda o consulta no dude en comunicarse con mostros a través de nuestros canales ya sea WhatsApp o mail. 

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