1. Qué hace la importación

SiFactura consulta la bandeja INBOX de una cuenta Gmail por IMAP, identifica correos dirigidos directamente a esa dirección y procesa adjuntos XML compatibles. Los documentos importados aparecen con canal EMAIL en Egresos → Compras.

2. Preparación de la cuenta Gmail

1. Uso de una casilla dedicada: debe crearse o elegirse una dirección exclusiva para facturas de proveedores. Así se reducen adjuntos ajenos al proceso y se facilita auditoría y revocación.
2. Activación de la verificación en dos pasos: en la seguridad de la cuenta Google, debe activarse la verificación en dos pasos. Google exige esta condición para crear una contraseña de aplicación, salvo restricciones propias de cuentas administradas.
3. Creación de una contraseña de aplicación: en Cuenta de Google > Seguridad > Contraseñas de aplicaciones, debe generarse una contraseña para "SiFactura compras". Los 16 caracteres deben copiarse cuando Google los muestre.
4. La contraseña normal no debe entregarse: la integración actual no ofrece "Iniciar sesión con Google"; se necesita una contraseña de aplicación para el acceso IMAP. Nunca debe suministrarse la contraseña principal de Gmail.

La opción "Contraseñas de aplicaciones" puede no aparecer en cuentas empresariales/educativas, Protección Avanzada o configuraciones que solo permiten llaves de seguridad. En ese caso, el administrador de Google Workspace debe evaluar la política; no deben desactivarse controles de seguridad para forzar el acceso.

3. Registro de la casilla

La versión revisada de SiFactura tiene el servicio de registro, pero no muestra una pantalla de autoservicio para esta configuración. Debe solicitarse a soporte o al administrador autorizado que registre:

• Dirección Gmail completa.
• Contraseña de aplicación, no la contraseña normal.
• Empresa/tenant correcto.
• Ambiente: TEST, HAB o PROD.

1. Uso de un canal seguro: debe coordinarse un mecanismo aprobado para entregar el secreto. No debe incluirse en un correo, chat o ticket de texto común.
2. Inicio en HAB cuando sea posible: debe registrarse la casilla para HAB, enviarse un XML de prueba y comprobarse la importación antes de activar la operación real en PROD.
3. Confirmación de una lectura: debe esperarse el siguiente ciclo y buscarse el comprobante en Egresos → Compras. Si no aparece, debe entregarse a soporte fecha, remitente y asunto, pero no deben reenviarse credenciales ni XML sensible por un canal inseguro.

4. Indicaciones para los proveedores

Puede compartirse una instrucción simple:

"Envíe cada factura electrónica o nota a [casilla configurada] en el campo Para, con el XML validado por la DIAN adjunto al mensaje. No envíe únicamente el PDF ni un enlace de descarga".

Si el proveedor envía un contenedor comprimido o una estructura distinta, conviene verificar la importación antes de adoptarla como formato habitual. La detección actual está orientada al XML adjunto.

5. Búsqueda y revisión de las compras

1. Apertura de la consulta: vaya a Egresos > Compras.
2. Aplicación de filtros: pueden filtrarse por fecha de emisión, creación o vencimiento, período, proveedor, tipo (factura, nota débito o nota crédito), canal EMAIL, ambiente y estado. Presione Buscar.
3. Apertura del documento: en el menú de acciones seleccione Ver. Deben compararse proveedor, NIT, número, CUFE/CUDE cuando corresponda, fechas, impuestos, total y adjuntos con el XML validado.
4. Datos administrativos: use Editar para corregir el correo de rechazo del proveedor y asignar el período contable. También pueden agregarse o descargarse adjuntos de respaldo.

6. Aceptación o rechazo dentro de SiFactura

1. Selección de la acción: en la fila del comprobante, abra el menú y elija Aceptar o Rechazar. Para varios documentos, marque las casillas y use "Aceptar Comprobantes" o "Rechazar Comprobantes".
2. Revisión del destinatario: confirme el correo del proveedor. Si está vacío o es incorrecto, cierre la acción, use Editar y actualícelo.
3. Mensaje claro: en el modal, agregue el detalle que acompañará el correo. Para un rechazo, debe indicarse número de factura, motivo verificable y acción solicitada al proveedor.
4. Confirmación y verificación: SiFactura actualiza el estado interno y envía el correo. Debe actualizarse la búsqueda para confirmar el nuevo estado. Los adjuntos y soportes del análisis deben conservarse.

7. Si se necesitan efectos ante la DIAN o RADIAN

Para operaciones a crédito o cuando se requiera la trazabilidad jurídica de una factura electrónica como título valor, la DIAN distingue eventos como:

• Acuse de recibo de la factura electrónica de venta.
• Recibo del bien o prestación del servicio.
• Aceptación expresa o tácita.
• Reclamo de la factura electrónica.

Estos eventos deben transmitirse y validarse por la DIAN mediante una solución que los soporte. El estado interno "Aceptado/Rechazado" de SiFactura no equivale a esos eventos. Hasta que la función esté integrada, deben realizarse desde la solución gratuita DIAN, un proveedor tecnológico o la solución electrónica autorizada que use la empresa, conservando la constancia de validación.

Solución de problemas

Fuentes oficiales consultadas

• Google: iniciar sesión con contraseñas de aplicación.
• Google: añadir Gmail a otro cliente de correo.
• Google: configuración de clientes IMAP.
• DIAN: Abecé de RADIAN y eventos de la factura.
• DIAN: asociar eventos de la factura electrónica.
• DIAN: Concepto 009471 de 2026 sobre estados y eventos electrónicos.

Google y la DIAN pueden modificar sus mecanismos de acceso y operación. Deben revisarse las páginas oficiales antes de cambiar credenciales o registrar eventos con efectos legales.