Esta guía explica todo el camino para emitir factura electrónica en Colombia: desde el registro en la DIAN hasta la primera factura en producción — certificado, punto de venta, identificador de software, resoluciones, habilitación y emisión.

Antes de empezar: SiFactura no reemplaza el registro del facturador en la DIAN. Primero debe completarse la habilitación asignada por la DIAN y después solicitar y asociar la numeración de producción. Los valores y cantidades que muestre la cuenta de la DIAN prevalecen sobre cualquier ejemplo de esta guía.

1. Requisitos previos

• RUT actualizado y correo de contacto correcto.
• Responsabilidades fiscales de la empresa.
• Acceso al portal de habilitación de la DIAN.
• Software ID y PIN entregados/registrados en la DIAN.
• Test Set ID asignado por la DIAN.
• Certificado digital vigente en formato .p12 o .pfx.
• Resolución, prefijo y rango de numeración para producción.
• Usuario administrador de SiFactura.

Si todavía no hay certificado, siga primero la guía "Certificados para firmar documentos electrónicos en Colombia".

2. Registro y preparación de la habilitación en DIAN

1. Ingrese a Facturando Electrónicamente desde el portal DIAN: solicite el token de acceso al correo registrado en el RUT, ingrese y formalice el registro como facturador electrónico.
2. Seleccione el modo de operación: registre el software propio o el proveedor tecnológico que corresponda a la operación con SiFactura. Copie exactamente el Software ID, el PIN y el Test Set ID, respete mayúsculas, minúsculas y espacios.
3. Revise el set de pruebas asignado: abra "Detalles del set de pruebas". La DIAN determina ahí los documentos pendientes. Como referencia, la página de requisitos consultada el 30/07/2026 mostraba ocho facturas, una nota débito y una nota crédito para software propio/proveedor; complete siempre la cantidad exacta que figure en el portal.

3. Configuración de todas las pestañas en SiFactura

Ingrese con un usuario administrador a Ajustes. Según los permisos, van a verse las siguientes pestañas:

1. Perfil Empresa: revise nombre o razón social, NIT, correo, teléfono, país, departamento, ciudad, dirección, código postal, tipo de persona, régimen y responsabilidades fiscales. Estos datos se incorporan al documento electrónico; deben coincidir con el RUT.
2. Configuración Factura > Certificados: haga clic en "Importar/Ver Certificado", seleccione el archivo original .p12 o .pfx, escriba la contraseña y confirme. Verifique titular, emisor y vigencia. Si el certificado propio no puede cargarse, SiFactura detiene la emisión y no usa otro certificado como reemplazo.
3. Configurar Puntos de venta: cree el punto de venta que se va a usar para facturar. Asigne un nombre claro y el ambiente correspondiente: HAB para habilitación o PROD para producción. Deben mantenerse separados los puntos y credenciales de cada ambiente.
4. Configurar Identificadores de Software: agregue un registro con Documento: FACTURA, ambiente HAB, el punto de venta anterior, Software ID y PIN. Estos valores deben ser los del modo de operación configurado en la DIAN.
5. Configurar Resoluciones DIAN: haga clic en agregar y elija Documento: Factura y Ambiente: HAB. Complete punto de venta, tipo de comprobante, fechas, número de resolución si aplica, rango desde/hasta, próximo consecutivo, Test Set ID, prefijo y clave técnica según la información de habilitación. Registre el rango principal de factura. Use "Crear Notas" para disponer también de nota crédito y nota débito durante el set de pruebas.

No confundir ambientes. Una resolución, punto de venta o Software ID de HAB no sirve para PROD. No debe reutilizarse el PIN, Test Set ID, prefijo o clave técnica de otro ambiente sin que la DIAN así lo haya asignado.

4. Completar el set de habilitación

1. Creación de los documentos en HAB: vaya a Ingresos → Ventas → Nueva Factura. En "Datos de facturación", elija ambiente HAB, punto de venta, prefijo y tipo de comprobante. Cargue cliente, fechas, forma de pago, productos o servicios, impuestos y totales.
2. Autorización de cada documento: guarde y envíe el documento a la DIAN desde SiFactura. Para las notas, seleccione la factura asociada e indique el motivo. Revise el estado y, si la DIAN rechaza el XML, abra el error, corrija la configuración o los datos y vuelva a intentarlo.
3. Comprobación del avance en DIAN: vuelva al detalle del set de pruebas y confirme que la DIAN contabilizó cada factura y nota. Continúe hasta que el portal indique que el set fue superado y el modo de operación quedó habilitado.

5. Paso a producción

1. Indicación de la fecha de inicio en DIAN: después de superar las pruebas, complete la fecha de inicio de producción en Facturando Electrónicamente. Verifique el estado del RUT y del modo de operación.
2. Solicitud de numeración de facturación: en MUISCA, solicite la autorización de numeración para factura electrónica, y contingencia si corresponde. Después asocie en Facturando Electrónicamente los prefijos autorizados al software registrado. La DIAN genera la clave técnica de la numeración.
3. Creación de la configuración PROD: en SiFactura, agregue el punto de venta y el identificador de software para PROD. En Ajustes > Configurar Resoluciones DIAN, haga clic en "Obtener resoluciones": las resoluciones de producción se consultan directamente en la DIAN y no se cargan manualmente.
4. Activación de producción y validación: revise prefijo, rango, próximo consecutivo, fechas y clave técnica; después haga clic en "Activar producción". Emita una primera factura controlada en PROD y confirme que quede autorizada por la DIAN antes de continuar con el resto.

Listo para operar cuando estén: certificado vigente + perfil fiscal correcto + punto PROD + Software ID/PIN PROD + prefijo asociado + resolución PROD activa y con consecutivos disponibles.

6. Creación de una factura de producción

1. Abra Ingresos > Ventas > Nueva Factura.
2. En "Datos del cliente", seleccione o cree el tercero y verifique documento, dirección, municipio, correo y condición tributaria.
3. En "Datos de facturación", elija PROD, punto de venta, prefijo y tipo de documento.
4. Complete fecha de emisión y vencimiento, medio/forma de pago, vendedor y demás datos aplicables.
5. Agregue ítems, cantidades, precios, descuentos e impuestos; revise bases y total.
6. Guarde y autorice. El documento no debe entregarse como validado hasta ver la respuesta favorable de la DIAN.
7. Descargue o envíe al cliente la representación gráfica y el XML autorizado.

Documentos que hoy pueden crearse en SiFactura

La pantalla actual de creación no expone factura de exportación ni documentos de contingencia como tipos de emisión directa. Debe consultarse con soporte antes de asumir que un tipo especial está disponible.

Fuentes oficiales consultadas

• DIAN: cómo ser facturador electrónico.
• DIAN: guía de usuario de habilitación y producción.
• DIAN: requerimientos para ser facturador electrónico.
• DIAN: Resolución 000165 de 2023, compilada.

La interfaz descrita corresponde al código de SiFactura revisado el 30 de julio de 2026. La DIAN puede modificar pantallas, cantidades del set y requisitos; debe validarse siempre la información visible en la cuenta.