Esta guía explica la configuración de empresa, empleados y conceptos, la habilitación de nómina y notas de ajuste, y la puesta en producción.

Factura y nómina son procesos separados. El Software ID, PIN, Test Set ID, rangos y ambiente de factura electrónica no sustituyen los de nómina electrónica. Cada documento debe configurarse con los datos asignados por la DIAN.

1. Antes de configurar

• RUT actualizado y acceso a la DIAN.
• Modo de operación de nómina registrado.
• Software ID, PIN y Test Set ID de nómina.
• Certificado digital vigente .p12 o .pfx.
• Datos fiscales y laborales de la empresa.
• Empleados, contratos, salarios y medios de pago.
• Conceptos de devengados y deducciones.
• Usuario administrador de SiFactura.

Si falta el certificado, consulte la guía "Certificados para firmar documentos electrónicos en Colombia".

2. Registro del modo de operación de nómina en DIAN

1. Ingreso al servicio de nómina electrónica: entre al portal DIAN con el token enviado al correo del RUT y acceda a la opción de nómina electrónica.
2. Selección del modo de operación: registre el software propio o proveedor correspondiente. Guarde el Software ID, PIN y Test Set ID exactamente como aparecen.
3. Apertura del detalle del set: la DIAN muestra los documentos que deben transmitirse para habilitarse. El set puede exigir nóminas con diferentes condiciones y notas de ajuste. Deben usarse siempre las cantidades y casos asignados en el portal; no debe depender de una cantidad fija publicada anteriormente.

3. Configuración del módulo, en este orden

Abra Nómina. El orden evita que falten datos al liquidar.

1. Empresa: complete razón social, documento, categoría, dirección, departamento y municipio. Verifique que coincidan con el RUT.
2. Cargos: cree los cargos activos que luego se asignarán a cada empleado. Agregue descripción y convenios cuando correspondan.
3. Empleados: registre tipo y número de documento, DV, nombres, fecha de nacimiento, género, contacto, dirección, cargo, fechas de ingreso/retiro, tipo de contrato, salario, tipo de trabajador y subtipos aplicables, medio de pago, banco y cuenta. Revise especialmente municipio, salario integral y pensión de alto riesgo.
4. Conceptos: configure código, descripción, tipo de concepto, tipo de liquidación, valor o porcentaje, orden, vigencia y fórmula. Defina si aplica a todos, a ciertos cargos o a empleados específicos.
5. Novedades: antes de liquidar, cargue las novedades del período indicando empleado, concepto, cantidad y fecha: incapacidades, licencias, horas extra, bonificaciones u otras que correspondan.

4. Certificado, software y rangos HAB

1. Importación del certificado: vaya a Ajustes > Configuración Factura > Certificados, haga clic en "Importar/Ver Certificado" y cargue el archivo original .p12 o .pfx con su contraseña. El mismo certificado empresarial puede firmar los documentos electrónicos mientras su alcance y vigencia sean válidos.
2. Registro del identificador de nómina: en Ajustes > Configurar Identificadores de Software, cree un registro con Documento: NOMINA, Ambiente: HAB, Software ID y PIN. Nómina no usa punto de venta.
3. Rango de documento soporte: en Ajustes > Configurar Resoluciones DIAN, agregue Documento: Nómina, ambiente HAB y tipo Documento soporte (102). Complete prefijo, rango desde/hasta, próximo número y Test Set ID.
4. Rango de nota de ajuste: repita el proceso con tipo Nota de ajuste (103). Debe mantenerse activo un rango de cada tipo. Estos son consecutivos internos de nómina; no son una autorización de numeración de factura de venta.

5. Emisión de nóminas y ajustes en HAB

1. Creación de la liquidación mensual: entre a Nómina → Liquidación, elija empresa y periodicidad mensual. Cree la liquidación con nombre, período desde/hasta, fecha y lugar de pago, mes y año.
2. Liquidación por empleado: haga clic en "Liquidar por Empleado". Seleccione empleado, tipo Nómina Electrónica (102), ambiente HAB/Homologación y prefijo activo.
3. Carga y revisión de conceptos: haga clic en "Cargar conceptos y novedades". Controle devengados, deducciones, fechas, días trabajados, datos bancarios y total; agregue o corrija conceptos antes de guardar el recibo.
4. Autorización ante DIAN: en la lista de recibos, abra las acciones y haga clic en "Autorizar". Verifique el estado. Si falla, use "Ver Error", corrija y vuelva a transmitir.
5. Prueba de una nota de ajuste: cree otro recibo con tipo Nómina Electrónica de Ajuste (103). En "Cbte. Asociado", seleccione la nómina original que se eliminará o corregirá, complete los datos y autorice.
6. Confirmación del set en DIAN: revise el detalle del set hasta que la DIAN contabilice los documentos 102 y 103 exigidos y marque el proceso como superado. Los botones PDF/XML de SiFactura sirven para revisar el resultado, pero el estado de la DIAN es el que confirma la habilitación.

6. Activación de producción

1. Sincronización del modo en DIAN: cuando el set esté aprobado, verifique que el modo de operación de nómina aparezca habilitado para producción. Si la DIAN ofrece la opción de sincronización, debe ejecutarse desde el portal.
2. Registro de credenciales PROD en SiFactura: cree un nuevo identificador con Documento: NOMINA, ambiente PROD y las credenciales de producción. No debe editarse el registro HAB para convertirlo.
3. Creación de rangos PROD 102 y 103: agregue rangos de producción independientes para documento soporte y nota de ajuste, con sus prefijos y consecutivos. Nómina no requiere solicitar una resolución de numeración de factura de venta ni crear un punto de venta.
4. Emisión de una nómina controlada: en la liquidación, seleccione ambiente PROD, autorice un documento y confirme su aceptación por la DIAN antes de procesar toda la nómina.

Listo para producción cuando estén: certificado vigente + empresa/empleados completos + Software ID/PIN PROD + rangos activos 102 y 103 + modo de nómina habilitado en DIAN.

Operación de cada período

1. Actualice empleados, contratos, salarios y cuentas bancarias.
2. Cargue novedades del período.
3. Cree la liquidación mensual y liquide cada empleado.
4. Revise conceptos, devengados, deducciones y total.
5. Guarde y autorice los documentos 102 en PROD.
6. Corrija con documento 103 asociado cuando sea necesario; no debe eliminarse un documento ya autorizado.
7. Descargue PDF/XML y supervise rechazos.
8. Cierre la liquidación cuando la revisión haya terminado.

Una vez cerrada la liquidación, existe una ventana limitada de edición.

Fuentes oficiales consultadas

• DIAN: registro y selección del modo de operación de nómina electrónica.
• DIAN: habilitación y operación de nómina electrónica.
• DIAN: requisitos del documento soporte de pago de nómina.