Aprende qué pasos seguir en SiFactura al reemplazar o modificar tu plan de cuentas

¿Qué tener en cuenta al reemplazar o modificar el plan de cuentas?

SiFactura genera un plan de cuentas por defecto al momento del registro. Si decides reemplazarlo por un plan propio o modificar cuentas existentes, el sistema no bloquea esa acción, pero es fundamental que actualices las vinculaciones en todos los lugares donde esas cuentas estaban asociadas. De lo contrario, los asientos contables no se generarán correctamente.

Alert
Antes de eliminar o modificar cualquier cuenta del plan de cuentas, te recomendamos descargar el Excel con todas las cuentas actuales desde Contable > Plan de Cuentas > Acciones > Descargar Excel para tener un registro de qué cuentas existían y cuáles estaban siendo utilizadas.

1. ¿Por qué es importante este proceso?

Cuando se modifica o elimina una cuenta del plan de cuentas, todos los registros que la tenían asociada quedan con una vinculación rota. El sistema no actualiza esas referencias automáticamente, por lo que hay que revisarlas y corregirlas manualmente en cada módulo.

Los módulos que requieren vinculación con el plan de cuentas son:

  • Clientes
  • Proveedores
  • Productos
  • Tesorería

Además, para que los asientos contables de ventas y compras se generen correctamente, deben estar configuradas las cuentas obligatorias en Ajustes > Contabilidad. Consulta los artículos:

2. Paso a paso para actualizar las vinculaciones

Clientes

  1. Ir a Base de datos > Cliente.
  2. Hacer clic en Editar todo.
  3. En el campo Nombre Plan Cuenta, ingresa y selecciona la nueva cuenta contable desde la lista autocompletada.
  4. Hacer clic en Guardar cambios.

Info
Este proceso actualiza el plan de cuenta de todos los clientes a la vez. Si todos tus clientes comparten la misma cuenta contable, es la forma más eficiente de hacerlo.

Proveedores

  1. Ir a Base de datos > Proveedor.
  2. Hacer clic en Editar todo.
  3. En el campo Plan de Cuenta, ingresa y selecciona la nueva cuenta contable desde la lista autocompletada.
  4. Hacer clic en Guardar cambios.
Info
Este proceso actualiza el plan de cuenta de todos los proveedores a la vez. Si todos tus proveedores comparten la misma cuenta contable, es la forma más eficiente de hacerlo.


Productos

La actualización masiva de productos se realiza mediante un archivo Excel.

  1. Ir a Base de datos > Producto > Listado de Productos.
  2. Hacer clic en Descargar > Excel para actualizar masivamente.
  3. En el archivo descargado, actualizar las columnas Plan de Cuenta Venta y Plan de Cuenta Compra con las nuevas cuentas correspondientes.
  4. Importar el archivo actualizado desde Importar.

Tesorería

Las cuentas de Tesorería deben actualizarse una a una.

  1. Ir a Tesorería > Configurar cuentas de Tesorería.
  2. Editar cada cuenta y actualizar el campo Plan de cuenta asociada seleccionando la nueva cuenta desde la lista autocompletada.
  3. Guardar los cambios.
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 Las cuentas de retención también deben tener su cuenta contable asociada. Si esa vinculación falta, los asientos de retención no se generarán.

3. Cuentas requeridas para el módulo de cheques

Para que los asientos contables de cheques se generen correctamente, deben existir en el plan de cuentas las siguientes cuentas con estos nombres exactos:

  • CHEQUES DE TERCEROS
  • CHEQUES PROPIOS
  • CHEQUES RECHAZADOS
  • CHEQUES ANULADOS
Alert
Cada vez que se modifica el estado de un cheque, el sistema genera un asiento contable. Si alguna de estas cuentas no existe con el nombre exacto indicado, el asiento no se generará.

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