Cómo crear suscripciones y programar su ejecución

¿Cómo crear suscripciones y programar su ejecución?

1. Abrir Suscripciones

  1. Ir a Ingresos > Suscripciones  y haz clic en Nueva Suscripción.

2. Completar Datos de la Suscripción

  1.      Descripción: texto interno para identificar la suscripción.
  2.      Nota en la Factura: aparece impreso en la factura (útil para listar datos como identificadores separados por coma). (opcional)
  3.    Suscripción Activa: deja tildado para que se ejecute.
  4.    Enviar factura por email: marca si deseas que se envíe automáticamente. (opcional)
  5.   Día de ejecución / Hora de ejecución: indica cuándo deseas que se genere la factura cada mes.
  6.    Tipo de Factura a Emitir: elige el comprobante.
  7.     Punto de Venta: selecciona el punto de venta desde el cual se emitirá la factura.
  8.     Agregar período al detalle de la factura: al tildar, se habilita Tipo de período para elegir (p. ej., Mes actual de facturación).  (opcional)       
  9.     Agregar número de cuota al detalle de la factura: al tildar, se habilita Año y mes de la cuota 1 para completar en formato AAAA-MM (ej.: 2025-09).  (opcional)  

2. Datos del Cliente

  1. Cliente: busca y selecciona el cliente (se autocompleta). 🔗¿Cómo crear un cliente?
Alert
Antes de ejecutar la suscripción, verifica que el cliente exista correctamente en el sistema.
Si el cliente no existe y la suscripción genera facturas ante los organismos fiscales (por ejemplo, ARCA , SII, o DIAN), el sistema detendrá la ejecución y no procesará las facturas subsiguientes.
Por eso, asegúrate de que todos los clientes incluidos estén creados y validados antes de ejecutar la programación.


3. Datos de Productos/Servicios

  1. Cantidad: indica la cantidad del producto o servicio que se va a facturar en la suscripción.
  2. Producto/Servicio: busca por código o descripción y selecciona el ítem. 🔗¿Cómo crear un Producto?
Info
Si deseas modificar el valor de la suscripción, actualiza el precio del producto: el cambio se reflejará automáticamente en todas las suscripciones donde ese producto se utilice.

4. Crear la suscripción

  1. Revisa el Total y los datos cargados.
  2. Haz clic en Crear Suscripciones o Crear Suscripciones y cerrar.

Creación en serie: cómo crear múltiples suscripciones sin volver a cargar todo

Al hacer clic en Crear Suscripciones, el sistema confirma la creación con el mensaje "Registro creado exitosamente" y el formulario queda con todos los datos intactos.

Esto te permite:

  • Duplicar la misma suscripción: vuelve a hacer clic en Crear Suscripciones sin modificar nada y se generará una nueva suscripción idéntica.
  • Crear suscripciones similares: modifica solo el campo que necesitas (por ejemplo, cambia el cliente manteniendo el mismo producto y configuración, o cambia el producto manteniendo el mismo cliente) y vuelve a hacer clic en Crear Suscripciones.

Usa Crear Suscripciones y cerrar cuando hayas terminado de cargar todas las suscripciones.

5. Ver y administrar

  1. Ir a Ingresos > Suscripciones para ver el listado completo.
  2. Desde Acciones puedes Editar o Eliminar cualquier suscripción.
Info
Para realizar cambios en varias suscripciones a la vez, selecciónalas y utiliza la opción Editar todo.

La edición masiva solo permite modificar los siguientes campos:

  • Suscripción Activa
  • Enviar factura por email
  • Día de ejecución
  • Hora de ejecución
  • Tipo de Factura a Emitir
  • Punto de Venta
  • Descripción
  • Nota en la Factura

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