Guía de implementación inicial de SiFactura para hoteles con Cloudbeds

Guía de implementación inicial para hoteles con Cloudbeds

Esta guía explica los pasos necesarios para realizar una implementación inicial correcta de SiFactura en hoteles que operan con Cloudbeds.
El objetivo es dejar tu entorno preparado para integrar comprobantes y comenzar a facturar.

Requisitos previos

  • Tener una cuenta de SiFactura activa (una por CUIT).

  • Tener una cuenta activa en tu Cloudbeds.

  • Disponer de acceso a ARCA con clave fiscal.


1. Registro por CUIT/RUT/NIT

Cada CUIT/propiedad debe registrarse con un correo distinto.
Esto permite manejar facturación, integraciones y reportes de cada establecimiento por separado.
Si el hotel opera varias propiedades con el mismo CUIT, estas se gestionarán dentro de la misma cuenta.

2. Vincular SiFactura con Cloudbeds

Para comenzar a trabajar con reservas y facturación integrada, es obligatorio vincular ambos sistemas.

3. Delegar servicios de facturación en ARCA

Para poder emitir comprobantes electrónicos, debes delegar los servicios a SiFactura y crear los puntos de venta.
Servicios a delegar:
  1. Comprobante T
  2. Factura Electrónica (WebService)
  3. Factura Electrónica de Exportación (si aplica)

Pasos generales:
  1. Ingresa a ARCA con tu CUIT.
  2. Delega los servicios indicados a SiFactura.
  3. Crea al menos dos puntos de venta.
  4. Envía a soporte@sifactura.com.ar  los números de puntos de venta creados.

4. Enviar información complementaria

Una vez completadas las delegaciones, envía:
  1. Listado de empresas o sucursales a integrar.
  2. Usuarios (nombre, correo, rol).
  3. Cada usuario extra tiene costo adicional.
  4. Tipo de facturación.

5. Revisar y ajustar el Plan de Cuentas

Al registrarse, SiFactura crea un Plan de Cuentas base, con cuentas modelo que sirven como estructura inicial.
Es importante entender la diferencia entre tipos de cuentas:

a. Cuentas “título”
Son las cuentas principales (ej.: ACTIVO, DISPONIBILIDADES, CAJA).
Funcionan solo como clasificación.

b. Subcuentas imputables
Son las cuentas con las que realmente opera el sistema.

Sobre esa estructura debes:
  1. Revisar las subcuentas ya creadas (ej.: Efectivo, Banco X, Cheques…).
  2. Editar las que sean necesarias.
  3. Crear nuevas subcuentas según las necesidades.

6. Configurar Cuentas de Tesorería

Cada medio de cobro o pago del hotel debe existir en Tesorería y estar vinculado a su subcuenta correspondiente.
Para configurarlas:
Ir a Tesorería > Configurar Cuentas de Tesorería
Al crear o editar una cuenta, completa los siguientes campos:

  • Tipo de cuenta: define el uso principal de la cuenta.

  • Clasificación: permite diferenciar si la cuenta es de uso normal o vinculada a retenciones.

  • Sección: indica en qué parte de Tesorería se visualizará la cuenta.

  • Nombre de la cuenta: ingresa un nombre descriptivo (ejemplo: Caja 1, Banco Nación).

  • Saldo inicial: si corresponde, ingresa el monto inicial de la cuenta.

  • Plan de cuenta asociada: vincula el plan contable que corresponda. Para crear una cuenta o editar una existente consulte el artículo 🔗 ¿Cómo crear una subcuenta en el Plan de Cuenta de SiFactura?

Info
Si la cuenta de Tesorería quedó “Sin asociar”, no hay que eliminarla. Puede vincularse más tarde desde la misma pantalla.


7. Activar la contabilidad en los módulos

Normalmente, esta vinculación ya viene realizada desde el Excel que completan al registrarse.

Sin embargo, si el hotel no cargó por Excel o si necesita editar los datos:

a. Si el cliente/proveedor fue cargado desde Excel
  1.       La cuenta contable ya queda asociada automáticamente.
  2.       No es necesario hacer nada en esta sección.

b. Para crear uno nuevo manualmente
  1. Ir a Base de datos > Cliente o Proveedor.
  2. Hacer clic en Crear Cliente / Crear Proveedor.
  3. En el campo Nombre Plan Cuenta / Asociación con Plan de Cuenta:
  4. Empezar a tipear el nombre o ID de la subcuenta.
  5. Seleccionar obligatoriamente una opción de la lista autocompletada.
  6. Guardar.

c. Para editar uno existente
  1. Ir al listado.
  2. En “Acciones”, elegir Editar.
  3. En el campo de asociación contable:
  4. Volver a seleccionar una subcuenta desde la lista autocompletada.
  5. Guardar.
Alert
Siempre se debe seleccionar la cuenta desde el autocompletado.
Si solo se escribe el nombre o número y no se selecciona, la cuenta NO queda vinculada.

8. Vincular contabilidad en Productos (Ventas y Compras)

Su función principal en hoteles es:

  1. Identificar cada concepto que llega desde Cloudbeds.
  2. Permitir que SiFactura genere el asiento contable de forma automática.
  3. Vinculan cada ingreso o gasto a su cuenta contable.
Cada hotel debe crear al menos un producto por cada concepto que facture, por ejemplo:
  1. Alojamiento
  2. Desayuno
  3. Excursiones / Servicios externos
  4. Late check-out
  5. Penalidades
  6. Productos de compras (si gestionan gastos)
InfoLo importante no es el producto en sí, sino el Plan de Cuenta que se vincula, ya que es lo que permite que la factura genere el asiento automático.

Al crear o editar un producto
Ir a Base de datos > Producto y haz clic en Agregar/Editar producto.

Completar:
  1. Código
  2. Descripción.
  3. Sección (Ventas o Compras).
  4. Clasificación
  5. Plan de cuenta al vender/comprar
  6. Precio unitario
 Para ver el detalle completo de cada campo y todas las opciones avanzadas, sigue el artículo: 🔗¿Cómo crear y editar un Producto?

Alineación de productos entre Cloudbeds y SiFactura

Para que la integración funcione correctamente:

  • El Item Code en Cloudbeds debe coincidir exactamente con el Código del producto en SiFactura.

  • El nombre puede variar, pero el código es el identificador principal.

Esta coincidencia permite que:

  • Los cargos de la reserva se identifiquen correctamente.

  • Los importes se sincronicen.

  • Se generen los asientos contables (si la contabilidad está activa).

🔗¿Cómo crear productos en Cloudbeds y SiFactura para la integración?

9. Configurar las cuentas contables automáticas

Además de vincular los productos, es necesario revisar que las cuentas automáticas de contabilidad estén correctamente configuradas en SiFactura.
Esto garantiza que las facturas de venta y de compra generen sus asientos contables sin errores.


10. Activar sincronización de medios de cobro con Cloudbeds

Para que SiFactura reciba y envíe los movimientos de tesorería:
  1. Ir a Ajustes > Cloudbeds.
  2. Activar la opción:
    “Habilitar movimientos de tesorería y creación de pagos desde SiFactura hacia Cloudbeds”
  3. Guardar cambios.

    • Related Articles

    • Guía de implementación inicial de SiFactura para hoteles con PxSol

      Requisitos previos Tener una cuenta de SiFactura activa (una por CUIT). Tener una cuenta activa en PxSol. Disponer de acceso a ARCA con clave fiscal. 1. Registro por CUIT/RUT/NIT Cada CUIT/propiedad debe registrarse con un correo distinto. Esto ...

    • Implementación del Módulo de Compras y Egresos en SiFactura

      Esta guía te permite implementar de forma correcta todo el módulo de Compras y Egresos en SiFactura, desde la creación de productos de compra, hasta la carga de facturas, gastos, otros tributos y pagos a proveedores. Además, incluye orientación para ...

    • ¿Cómo crear productos en Cloudbeds y SiFactura para la integración?

      Esta guía explica cómo deben crearse los productos/ítems en Cloudbeds y en SiFactura para que la integración funcione correctamente al momento de facturar reservas, y cómo garantizar que los importes y descripciones se sincronicen de manera adecuada. ...

    • ¿Cómo vincular SiFactura con Cloudbeds?

      ¿Cómo generar la vinculación con Cloudbeds en SiFactura? En este artículo veremos cómo realizar la integración entre SiFactura y Cloudbeds. Antes de comenzar, asegúrate de cumplir con estos dos requisitos: Tener creada tu cuenta en SiFactura. Si ...

    • ¿Cómo sincronizar las cuentas de cobro entre SiFactura y Cloudbeds?

      1. Habilitar la integración de movimientos Ingresa en Ajustes > Cloudbeds Activa la opción “Habilitar movimientos de tesorería y creación de pagos desde SiFactura hacia Cloudbeds” Haz clic en Guardar cambios. 2. Crear la cuenta de Tesorería en ...