Guía de implementación inicial de SiFactura para hoteles con Cloudbeds

Guía de implementación inicial para hoteles con Cloudbeds

Esta guía explica los pasos necesarios para realizar una implementación inicial correcta de SiFactura en hoteles que operan con Cloudbeds.
El objetivo es dejar tu entorno preparado para integrar comprobantes y comenzar a facturar.

Requisitos previos

  • Tener una cuenta de SiFactura activa (una por CUIT).

  • Tener una cuenta activa en Cloudbeds.

  • Disponer de acceso a ARCA con clave fiscal.


1. Registro por CUIT/RUT/NIT

Cada CUIT/propiedad debe registrarse con un correo distinto.
Esto permite manejar facturación, integraciones y reportes de cada establecimiento por separado.
Si el hotel opera varias propiedades con el mismo CUIT, estas se gestionarán dentro de la misma cuenta.

2. Vincular SiFactura con Cloudbeds

Para comenzar a trabajar con reservas y facturación integrada, es obligatorio vincular ambos sistemas.

3. Delegar servicios de facturación en ARCA

Para poder emitir comprobantes electrónicos, debes delegar los servicios a SiFactura y configurar tus puntos de venta.

Servicios a delegar:
  1. Comprobante T
  2. Factura Electrónica (WebService)
  3. Factura Electrónica de Exportación (si aplica)
Pasos generales:
  1. Ingresa a ARCA con tu CUIT.
  2. Delega los servicios indicados a SiFactura.
  3. Crea y configura tus puntos de venta directamente en SiFactura.

4. Revisar y ajustar el Plan de Cuentas

Al registrarse, SiFactura crea un Plan de Cuentas base, con cuentas modelo que sirven como estructura inicial.
Es importante entender la diferencia entre tipos de cuentas:

a. Cuentas “título”
Son las cuentas principales (ej.: ACTIVO, DISPONIBILIDADES, CAJA).
Funcionan solo como clasificación.

b. Subcuentas imputables
Son las cuentas con las que realmente opera el sistema.

Sobre esa estructura debes:
  1. Revisar las subcuentas ya creadas (ej.: Efectivo, Banco X, Cheques…).
  2. Editar las que sean necesarias.
  3. Crear nuevas subcuentas según las necesidades.
Alert
 Si decidís reemplazar el plan de cuentas por uno propio o modificar las cuentas existentes, es fundamental actualizar las vinculaciones en todos los módulos donde esas cuentas estaban asociadas (clientes, proveedores, productos y Tesorería), de lo contrario los asientos contables no se generarán correctamente. 🔗 ¿Qué tener en cuenta al reemplazar o modificar el plan de cuentas?

5. Configurar Cuentas de Tesorería

Alert
Cada medio de cobro o pago del hotel debe existir en Tesorería y estar vinculado a su subcuenta correspondiente.

Para configurarlas:
Ir a Tesorería > Configurar Cuentas de Tesorería
Al crear o editar una cuenta, completa los siguientes campos:

  • Tipo de cuenta: define el uso principal de la cuenta.

  • Clasificación: permite diferenciar si la cuenta es de uso normal o vinculada a retenciones.

  • Sección: indica en qué parte de Tesorería se visualizará la cuenta (por ejemplo: Cobro, Pago, o Cobro y Pago).

  • Nombre de la cuenta: ingresa un nombre descriptivo (ejemplo: Caja 1, Banco Nación).

  • Saldo inicial: si corresponde, ingresa el monto inicial de la cuenta.

  • Plan de cuenta asociada: vincula el plan contable que corresponda. 🔗 ¿Cómo crear una subcuenta en el Plan de Cuenta de SiFactura?

Info
Si la cuenta de Tesorería quedó “Sin asociar”, no hay que eliminarla. Puede vincularse más tarde desde la misma pantalla.

6. Dar de alta clientes y proveedores

Si tu hotel emite facturas a otras entidades además de huéspedes, o registra compras a proveedores dentro de SiFactura, deberás cargar esos clientes y/o proveedores vinculando cada uno a su cuenta contable correspondiente. Esto puede hacerse de forma masiva mediante Excel o manualmente uno por uno.

Info
Si tu hotel solo factura a huéspedes y no gestiona compras dentro del sistema, podés omitir este paso.
  1. Para la carga masiva, consultá los instructivos disponibles:

🔗 Importación de Datos

  1. Para la carga manual, podés guiarte con:

    🔗 ¿Cómo crear un cliente en SiFactura?
    🔗 ¿Cómo crear un proveedor en SiFactura?

  2. Y para vincular la cuenta contable correspondiente en cada caso:


7. Vincular contabilidad en Productos (Ventas y Compras)

Su función principal en hoteles es:

  1. Identificar cada concepto que llega desde Cloudbeds.
  2. Permitir que SiFactura genere el asiento contable de forma automática.
  3. Vincular cada ingreso o gasto a su cuenta contable.
Cada hotel debe crear al menos un producto por cada concepto que facture, por ejemplo:
  1. Alojamiento
  2. Desayuno
  3. Excursiones / Servicios externos
  4. Late check-out
  5. Penalidades
  6. Productos de compras (si gestionan gastos)
InfoLo importante no es el producto en sí, sino el Plan de Cuenta que se vincula, ya que es lo que permite que la factura genere el asiento automático.

Al crear o editar un producto
Ir a Base de datos > Producto y haz clic en Agregar/Editar producto.

Completar:
  1. Código
  2. Descripción.
  3. Sección (Ventas o Compras).
  4. Clasificación
  5. Plan de cuenta al vender/comprar
  6. Precio unitario

Alineación de productos entre Cloudbeds y SiFactura

Para que la integración funcione correctamente, el Item Code en Cloudbeds debe coincidir exactamente con el Código del producto en SiFactura. El nombre puede variar, pero el código es el identificador principal.

Esta coincidencia permite que:

  • Los cargos de la reserva se identifiquen correctamente.

  • Los importes se sincronicen.

  • Se generen los asientos contables (si la contabilidad está activa).

🔗¿Cómo crear productos en Cloudbeds y SiFactura para la integración?

8. Configurar las cuentas contables automáticas

Además de vincular los productos, es necesario configurar a qué cuenta contable corresponden los movimientos de un asiento cuya información no proviene del producto, cliente o proveedor. Por ejemplo: IVA, impuestos internos, percepciones, entre otros.

Esto garantiza que las facturas de venta y de compra generen sus asientos contables sin errores.



9. Activar sincronización de medios de cobro con Cloudbeds

Para que SiFactura reciba y envíe los movimientos de tesorería:
  1. Ir a Ajustes > Cloudbeds.
  2. Activar la opción:
    “Habilitar movimientos de tesorería y creación de pagos desde SiFactura hacia Cloudbeds”
  3. Guardar cambios.

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