Primeros pasos para preparar tu cuenta SiFactura

Guía de implementación inicial para hoteles

Esta primera etapa explica los pasos comunes para iniciar la implementación del sistema en hoteles, tanto si operan con PxSol como con Cloudbeds.
El objetivo es dejar tu entorno preparado para integrar comprobantes y comenzar a facturar.

Requisitos previos

  • Tener una cuenta de SiFactura activa (una por CUIT).

  • Tener una cuenta activa en tu PMS (Cloudbeds o PxSol).

  • Disponer de acceso a ARCA con clave fiscal.


1. Registro por CUIT/RUT/NIT

Cada CUIT/propiedad debe registrarse con un correo distinto.
Esto permite manejar facturación, integraciones y reportes de cada establecimiento por separado.

2. Vincular con tu PMS

Según el sistema que utilices:

3. Delegar servicios de facturación en ARCA

Para poder emitir comprobantes electrónicos, debes delegar los servicios a SiFactura y crear los puntos de venta.
Servicios a delegar:
  1. Comprobante T
  2. Factura Electrónica (WebService)
  3. Factura Electrónica de Exportación (si aplica)

Pasos generales:
  1. Ingresa a ARCA con tu CUIT.
  2. Delega los servicios indicados a SiFactura.
  3. Crea al menos dos puntos de venta.
  4. Envía a soporte@sifactura.com.ar  los números de puntos de venta creados.

4. Enviar información complementaria

Una vez completadas las delegaciones, envía:
  1. Listado de empresas o sucursales a integrar.
  2. Usuarios (nombre, correo, rol).
  3. Cada usuario extra tiene costo adicional.
  4. Tipo de facturación.

5. Completar el Excel recibido por correo

  1. Al completar el registro, recibirás un correo automático con el formato Excel para la carga masiva de Proveedores y Clientes.

  2. Completa el archivo y reenvíalo al equipo de soporte por correo o WhatsApp.

  3. Una vez procesado, se notificará la habilitación de los datos.

Info
Si después desean agregar un cliente o proveedor nuevo, pueden hacerlo manualmente desde la base de datos.

6. Revisar y ajustar el Plan de Cuentas

Al registrarse, SiFactura crea un Plan de Cuentas base, con cuentas modelo que sirven como estructura inicial.
Es importante entender la diferencia entre tipos de cuentas:

a. Cuentas “título”
Son las cuentas principales (ej.: ACTIVO, DISPONIBILIDADES, CAJA).
Funcionan solo como clasificación.

b. Subcuentas imputables
Son las cuentas con las que realmente opera el sistema.

Sobre esa estructura debes:
  1. Revisar las subcuentas ya creadas (ej.: Efectivo, Banco X, Cheques…).
  2. Editar las que sean necesarias.
  3. Crear nuevas subcuentas según las necesidades.

7. Configurar Cuentas de Tesorería

Cada medio de cobro o pago del hotel debe existir en Tesorería y estar vinculado a su subcuenta correspondiente.
Para configurarlas:
Ir a Tesorería > Configurar Cuentas de Tesorería
Al crear o editar una cuenta, completa los siguientes campos:

  • Tipo de cuenta: define el uso principal de la cuenta.

  • Clasificación: permite diferenciar si la cuenta es de uso normal o vinculada a retenciones.

  • Sección: indica en qué parte de Tesorería se visualizará la cuenta.

  • Nombre de la cuenta: ingresa un nombre descriptivo (ejemplo: Caja 1, Banco Nación).

  • Saldo inicial: si corresponde, ingresa el monto inicial de la cuenta.

  • Plan de cuenta asociada: vincula el plan contable que corresponda. Para crear una cuenta o editar una existente consulte el artículo 🔗 ¿Cómo crear una subcuenta en el Plan de Cuenta de SiFactura?

  • ID Externo: este campo solo se utiliza en caso de integraciones con PxSol. Para más información sobre su uso, consulta el artículo 🔗 ID Externo en Tesorería: qué es, para qué sirve y cómo configurarlo.

Info
Si la cuenta de Tesorería quedó “Sin asociar”, no hay que eliminarla. Puede vincularse más tarde desde la misma pantalla.


8. Activar la contabilidad en los módulos

Normalmente, esta vinculación ya viene realizada desde el Excel que completan al registrarse.

Sin embargo, si el hotel no cargó por Excel o si necesita editar los datos:

a. Si el cliente/proveedor fue cargado desde Excel
  1.       La cuenta contable ya queda asociada automáticamente.
  2.       No es necesario hacer nada en esta sección.

b. Para crear uno nuevo manualmente
  1. Ir a Base de datos > Cliente o Proveedor.
  2. Hacer clic en Crear Cliente / Crear Proveedor.
  3. En el campo Nombre Plan Cuenta / Asociación con Plan de Cuenta:
  4. Empezar a tipear el nombre o ID de la subcuenta.
  5. Seleccionar obligatoriamente una opción de la lista autocompletada.
  6. Guardar.

c. Para editar uno existente
  1. Ir al listado.
  2. En “Acciones”, elegir Editar.
  3. En el campo de asociación contable:
  4. Volver a seleccionar una subcuenta desde la lista autocompletada.
  5. Guardar.
Alert
Siempre se debe seleccionar la cuenta desde el autocompletado.
Si solo se escribe el nombre o número y no se selecciona, la cuenta NO queda vinculada.

9. Vincular contabilidad en Productos (Ventas y Compras)

Su función principal en hoteles es:

  1. Identificar cada concepto que llega desde el PMS
  2. Permitir que SiFactura genere el asiento contable de forma automática.
  3. Vincular el ingreso a la cuenta contable correspondiente
Cada hotel debe crear al menos un producto por cada concepto que facture, por ejemplo:
  1. Alojamiento
  2. Desayuno
  3. Excursiones / Servicios externos
  4. Late check-out
  5. Penalidades
  6. Productos de compras (si gestionan gastos)
InfoLo importante no es el producto en sí, sino el Plan de Cuenta que se vincula, ya que es lo que permite que la factura genere el asiento automático.

Al crear o editar un producto
Ir a Base de datos > Producto y haz clic en Agregar/Editar producto.

Completar:
  1. Código
  2. Descripción.
  3. Sección (Ventas o Compras).
  4. Clasificación
  5. Plan de cuenta al vender/comprar
  6. Precio unitario
 Para ver el detalle completo de cada campo y todas las opciones avanzadas, sigue el artículo: 🔗¿Cómo crear y editar un Producto?

Si el hotel utiliza Cloudbeds

Además de lo anterior, los productos deben estar alineados con los creados en Cloudbeds para que puedan sincronizarse correctamente al facturar reservas.

🔗¿Cómo crear productos en Cloudbeds y SiFactura para la integración?

10. Configurar las cuentas contables automáticas

Además de vincular los productos, es necesario revisar que las cuentas automáticas de contabilidad estén correctamente configuradas en SiFactura.
Esto garantiza que las facturas de venta y de compra generen sus asientos contables sin errores.


11. Activar sincronización de medios de cobro (solo Cloudbeds)

Para que SiFactura reciba y envíe los movimientos de tesorería:
  1. Ir a Ajustes > Cloudbeds.
  2. Activar la opción:
    “Habilitar movimientos de tesorería y creación de pagos desde SiFactura hacia Cloudbeds”
  3. Guardar cambios.

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